Eine E-Akte klingt nach einer einfachen Umstellung: Aktenordner werden durch Dateien ersetzt, fertig. Tatsächlich verbirgt sich dahinter eines der aufwendigsten Digitalisierungsprojekte der deutschen Verwaltung – mit einer gesetzlichen Frist, die erst 2029 endet, und einem parallel laufenden Online-Zugangs-Projekt, das oft damit verwechselt wird, obwohl es etwas anderes meint.
Dieser Beitrag ordnet ein, wie weit die digitale Verwaltung in Deutschland ist, was E-Akte dabei bedeutet, wo sie bereits eingesetzt wird und warum die Umsetzung zwischen Bund, Ländern und Kommunen so unterschiedlich verläuft.
Das Wichtigste in Kürze
- Die E-Akte bezeichnet die interne elektronische Aktenführung von Behörden – sie ist etwas anderes als der Online-Zugang zu Verwaltungsleistungen für Bürger:innen (OZG).
- Nach § 6 des E-Government-Gesetzes muss der Bund wesentliche Verwaltungsleistungen bis spätestens 2029 vollständig elektronisch abwickeln können.
- Laut einer Anfang 2026 veröffentlichten Erhebung sind bislang erst 110 von rund 575 OZG-Leistungsbündeln vollständig online verfügbar – nur neun mehr als im Vorjahr.
- Zuständigkeiten liegen größtenteils bei Ländern und Kommunen, was bundesweit einheitliche Standards erschwert.
- Der Bundesrechnungshof kritisierte die bisherige OZG-Umsetzung bereits 2024 als unzureichend.
Was mit E-Akte eigentlich gemeint ist
Der Begriff E-Akte wird im öffentlichen Diskurs häufig mit der allgemeinen „Digitalisierung der Verwaltung“ gleichgesetzt – gemeint ist damit jedoch etwas Konkreteres: die elektronische Führung von Akten innerhalb einer Behörde, geregelt in § 6a des Bundes-E-Government-Gesetzes (EGovG). Statt Papierdokumente in physischen Ordnern abzulegen, werden Vorgänge elektronisch erfasst, bearbeitet und archiviert – inklusive eingescannter Dokumente, die inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmen müssen.
Davon zu unterscheiden ist der Online-Zugang zu Verwaltungsleistungen nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG): Dabei geht es darum, dass Bürger:innen und Unternehmen einen Antrag von außen digital stellen können – unabhängig davon, ob die Behörde den eingehenden Vorgang anschließend papierbasiert oder elektronisch weiterbearbeitet. Beide Vorhaben hängen inhaltlich zusammen, sind aber rechtlich und technisch getrennte Projekte.
| Begriff | Bedeutung | Für Bürger:innen sichtbar? |
|---|---|---|
| E-Akte | Interne elektronische Aktenführung einer Behörde (§ 6a EGovG) | in der Regel nicht direkt |
| OZG-Onlinedienst | Digitaler Antrag/Zugang zu einer Verwaltungsleistung von außen | ja |
| Ende-zu-Ende-Digitalisierung | Durchgängig digitaler Prozess von Antrag bis Bescheid, ohne Medienbruch | indirekt, im Ergebnis spürbar |
| Once-Only-Prinzip | Bereits vorhandene Daten werden zwischen Behörden ausgetauscht statt erneut abgefragt | indirekt, durch weniger Nachweispflichten |
Wo die digitale Akte bereits eingesetzt wird
In mehreren Bundesbehörden ist die elektronische Aktenführung inzwischen Standard, ebenso in einzelnen Landesverwaltungen und Kommunen, die frühzeitig investiert haben. Nach § 6 EGovG muss der Bund seine wesentlichen elektronischen Verwaltungsleistungen spätestens fünf Jahre nach Verkündung des im Sommer 2024 novellierten Gesetzes – also bis 2029 – vollständig elektronisch abwickeln können; eine Evaluierung ist anschließend dem Bundestag vorzulegen.
Auf Länder- und kommunaler Ebene existiert dagegen kein bundesweit einheitlicher Zeitplan. Viele Verwaltungsleistungen werden dezentral organisiert, sodass der Umsetzungsstand von Kommune zu Kommune spürbar variiert – manche Landkreise arbeiten bereits weitgehend elektronisch, andere befinden sich noch am Anfang der Umstellung.
Warum die Umsetzung so unterschiedlich verläuft
Neben unterschiedlichen IT-Budgets spielt vor allem die föderale Zuständigkeit eine Rolle: Ein Großteil der Verwaltungsleistungen wird auf kommunaler Ebene erbracht, wodurch sich bundesweit einheitliche Standards nur schwer durchsetzen lassen. Um diese Zersplitterung zu begrenzen, setzt der Bund seit einigen Jahren auf das sogenannte Einer-für-Alle-Prinzip (EfA): Eine einzelne, meist von einem Bundesland federführend entwickelte Lösung soll über Plattformen wie den FIT-Store bundesweit nachgenutzt werden, statt dass jede Verwaltung eine eigene Lösung programmiert.
Der Bundesrechnungshof kritisierte die bisherige Umsetzung des OZG bereits in einem Bericht vom Oktober 2024 als unzureichend. Auch die im Sommer 2024 beschlossene Novelle des Gesetzes (OZG 2.0) konnte diesen Rückstand bislang nur begrenzt aufholen.
Welche Vorteile die E-Akte bringen soll
Schnellere Abläufe
Wo Vorgänge elektronisch statt auf Papier bearbeitet werden, entfallen Wege- und Suchzeiten für physische Akten. Mehrere Beschäftigte können denselben Vorgang parallel einsehen, ohne auf die Rückgabe eines Papierordners warten zu müssen.
Ortsunabhängiger Zugriff und Zusammenarbeit
Elektronische Akten lassen sich – entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt – auch standortübergreifend bearbeiten, etwa wenn mehrere Ämter oder Dienststellen an einem Vorgang beteiligt sind. Das erleichtert insbesondere ressortübergreifende Zusammenarbeit und mobiles Arbeiten innerhalb der Verwaltung.
Weniger Medienbrüche
Ein zentrales Ziel ist die Vermeidung sogenannter Medienbrüche – etwa wenn ein online gestellter Antrag am Ende doch ausgedruckt und manuell in ein internes System übertragen werden muss. Genau an dieser Stelle hakt es in der Praxis noch häufig: Digitale Anträge landen bei Behörden, die intern noch nicht durchgängig elektronisch arbeiten.
Warum Papier trotzdem noch nicht verschwunden ist
Auch dort, wo Bürger:innen einen Antrag bereits online stellen können, endet die Digitalisierung häufig an der Behördengrenze. Fehlende technische Schnittstellen zwischen Fachverfahren, unterschiedliche IT-Systeme benachbarter Behörden und rechtliche Anforderungen an Schriftform oder Signatur führen dazu, dass Dokumente an einzelnen Stellen weiterhin ausgedruckt, unterschrieben oder erneut erfasst werden müssen.
Auch die schiere Zahl der zu digitalisierenden Leistungen bremst den Fortschritt: Laut der föderalen IT-Kooperation FITKO, einer gemeinsamen Einrichtung von Bund und Ländern, sind bundesweit mehr als 6.000 einzelne Verwaltungsleistungen zu digitalisieren, die zu handhabbaren Leistungsbündeln zusammengefasst werden.
Datenschutz und IT-Sicherheit als zentrale Voraussetzung
Je mehr sensible Daten elektronisch verarbeitet und zwischen Behörden ausgetauscht werden, desto höher sind die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fließen in viele Verwaltungs-IT-Projekte ein, insbesondere wenn – wie beim Once-Only-Prinzip vorgesehen – Register unterschiedlicher Behörden technisch miteinander vernetzt werden.
Ein zentraler Baustein von OZG 2.0 ist in diesem Zusammenhang die geplante Deutschland-ID mit integriertem digitalen Postfach, über die Bürger:innen künftig einheitlich mit Behörden kommunizieren sollen. Zum jetzigen Zeitpunkt handelt es sich dabei um ein laufendes Vorhaben, nicht um eine bereits flächendeckend eingeführte Lösung.
Was Bürger und Unternehmen davon tatsächlich merken
Für Bürger:innen zeigt sich der Fortschritt am ehesten daran, wie viele Behördengänge sich inzwischen vollständig online erledigen lassen, ohne dass Dokumente zusätzlich postalisch nachgereicht werden müssen. Genau hier bleibt die Bilanz gemischt: Laut einer im Februar 2026 veröffentlichten Erhebung des Vergleichsportals Verivox, basierend auf einer Innofact-Befragung, sind erst 110 von rund 575 OZG-Leistungsbündeln aus Behördensicht vollständig online nutzbar – lediglich neun mehr als im Jahr zuvor. Rund 59 Prozent der Befragten gaben demnach an, digitale Verwaltungsangebote noch nie genutzt zu haben, 39 Prozent davon vor allem, weil das gewünschte Angebot schlicht nicht digital verfügbar war.
Für Unternehmen gilt Ähnliches: Häufig genutzte Leistungen wie Ummeldungen, Baugenehmigungen oder Zulassungsverfahren gehören zu den priorisierten „Fokusleistungen“ von OZG 2.0, sind aber auch dort nicht flächendeckend digital verfügbar.
Gut zu wissen
Ob eine Leistung als „online verfügbar“ gilt, wird in Erhebungen unterschiedlich streng definiert – teils genügt es bereits, wenn ein Teilschritt in einer einzelnen Kommune digital möglich ist. Zahlen zum Umsetzungsstand sollten daher immer mit der jeweiligen Methodik gelesen werden.
Wo Deutschland 2026 steht
Für 2026 hat der Bund einen neuen Umsetzungsansatz angekündigt: Ab dem ersten Quartal 2026 sollen Bayern und Hessen als Pilotländer mit vom Bund finanzierten „Roll-in-Teams“ Kommunen gezielt bei der Einführung digitaler Leistungen unterstützen. Die beteiligten Länder haben sich verpflichtet, bis Ende 2026 jeweils fünf Online-Leistungen flächendeckend einzuführen.
Ob sich damit das bisherige Tempo der Umsetzung spürbar beschleunigt, lässt sich zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend beurteilen – es handelt sich um ein angekündigtes Programm, nicht um bereits abgeschlossene Umsetzung. Für eine realistische Einschätzung lohnt sich daher, zwischen drei Ebenen zu unterscheiden: gesetzlich verbindlichen Fristen wie der 2029-Vorgabe nach § 6 EGovG, konkret laufenden Pilotprojekten wie dem Bayern-Hessen-Programm, und tatsächlich bereits flächendeckend nutzbaren digitalen Leistungen – Letztere bilden bislang die kleinste der drei Kategorien.
Fazit
Die elektronische Akte ist kein abgeschlossenes Projekt, sondern ein gesetzlich bis 2029 terminiertes Vorhaben, das eng mit dem separaten Online-Zugang zu Verwaltungsleistungen zusammenhängt, aber nicht mit ihm identisch ist. Fortschritte lassen sich vor allem dort beobachten, wo Bund und einzelne Länder gezielt investiert haben; in der Fläche, insbesondere auf kommunaler Ebene, bleibt die Umsetzung uneinheitlich. Wer den tatsächlichen Stand beurteilen will, sollte daher genau unterscheiden: zwischen angekündigten Programmen, laufenden Pilotprojekten und tatsächlich flächendeckend nutzbaren digitalen Leistungen.
