Elterngeld beantragen: Diese Unterlagen sollten Sie vorbereiten

Elterngeld lässt sich erst stellen, wenn das Kind bereits geboren ist – wer die nötigen Nachweise aber schon vorher zusammensucht, verschenkt keine Zeit und keine rückwirkenden Monate. Denn Elterngeld wird maximal drei Lebensmonate rückwirkend gezahlt: Wer zu spät oder unvollständig einreicht, bekommt frühere Monate oft nicht mehr nachträglich ausgezahlt.

Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen für den Elterngeldantrag tatsächlich gebraucht werden, welche Nachweise je nach Situation zusätzlich nötig sein können und welche Dokumente in der Praxis am häufigsten fehlen.

Welche Unterlagen für den Elterngeldantrag wirklich nötig sind

Ein kleiner Kern an Unterlagen wird in praktisch jedem Fall verlangt, weitere Nachweise kommen je nach Erwerbssituation der Eltern hinzu. Die folgende Übersicht ordnet ein, was verpflichtend ist und was fallabhängig gebraucht wird.

Dokument	Status	Warum es gebraucht wird
Geburtsurkunde des Kindes	Pflicht	Nachweis von Geburt und Elternschaft
Ausweisdokument der antragstellenden Person	Pflicht	Identitätsnachweis
Einkommensnachweise der letzten 12 Monate	Pflicht	Grundlage für die Berechnung der Elterngeldhöhe
Bescheinigung über Mutterschaftsgeld	Je nach Fall	Wird auf das Elterngeld angerechnet
Steuerbescheid bei Selbstständigkeit	Je nach Fall	Ersetzt Gehaltsabrechnungen
Nachweis zu Elternzeit oder Arbeitszeit	Je nach Fall	Relevant für ElterngeldPlus und Partnerschaftsbonus

Persönliche Dokumente: Geburtsurkunde und Ausweis

Geburtsurkunde speziell für das Elterngeld

Bei der Anmeldung der Geburt stellt das Standesamt üblicherweise mehrere gebührenfreie Geburtsurkunden für bestimmte Zwecke aus, darunter eine Ausfertigung eigens zur Vorlage bei der Elterngeldstelle. Diese unterscheidet sich von der kostenpflichtigen internationalen Geburtsurkunde, die etwa für Reisepässe benötigt wird. Liegt die Geburtsurkunde beim Einreichen des Antrags noch nicht vor, kann der Antrag in der Regel trotzdem gestellt und die Urkunde nachgereicht werden – die Bearbeitung beginnt jedoch meist erst mit vollständigen Unterlagen.

Ausweisdokument

Für den Antrag wird ein gültiger Personalausweis oder Reisepass der antragstellenden Person benötigt, in der Regel als Kopie. Bei gemeinsamer Antragstellung beider Eltern verlangen manche Elterngeldstellen auch vom zweiten Elternteil ein Ausweisdokument, da der Antrag von beiden Elternteilen unterschrieben werden muss, wenn beide Elterngeld beziehen möchten.

Nachweise zu Einkommen und Beschäftigung

Die Höhe des Elterngelds richtet sich nach dem Einkommen vor der Geburt, weshalb die Einkommensnachweise zu den wichtigsten und zugleich fehleranfälligsten Unterlagen zählen.

Angestellte: Gehaltsabrechnungen der letzten zwölf Monate

Mütter reichen laut Familienportal des Bundes die Lohn- oder Gehaltsabrechnungen der zwölf Monate vor Beginn des Mutterschutzes ein, Väter die Abrechnungen der zwölf Monate vor der Geburt. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Boni werden bei der Berechnung unterschiedlich behandelt als das laufende Gehalt – im Zweifel lohnt sich hierzu eine Rückfrage bei der zuständigen Elterngeldstelle.

Selbstständige: Steuerbescheid statt Gehaltsabrechnungen

Wer vor der Geburt selbstständig war, weist das Einkommen in der Regel über den letzten Steuerbescheid nach, nicht über monatliche Abrechnungen. Da sich die Bearbeitung dadurch anders gestaltet als bei Angestellten, lohnt sich hier eine frühzeitige Abstimmung mit der Elterngeldstelle über exakt benötigte Nachweise.

Beamtinnen, Beamte und privat Krankenversicherte

Für Beamtinnen und Beamte sowie Soldatinnen und Soldaten tritt an die Stelle der Gehaltsabrechnung meist ein Nachweis der Bezüge während des Mutterschutzes. Privat krankenversicherte Mütter legen stattdessen eine Bescheinigung ihrer Versicherung über das gezahlte Krankengeld während des Mutterschutzes vor.

Bescheinigungen zu Mutterschaftsgeld und Arbeitgeberzuschuss

Wer während des Mutterschutzes Mutterschaftsgeld von der Krankenkasse sowie einen Arbeitgeberzuschuss dazu erhalten hat, muss beides nachweisen, da diese Leistungen auf das Elterngeld für die betroffenen Monate angerechnet werden. Der Arbeitgeber stellt hierzu üblicherweise eine gesonderte Bescheinigung aus. Fehlt dieser Nachweis, kann die Elterngeldstelle die entsprechenden Monate nicht abschließend berechnen.

Welche Unterlagen häufig vergessen werden

• Die Bescheinigung über Mutterschaftsgeld und Arbeitgeberzuschuss wird oft vergessen, weil sie separat beim Arbeitgeber angefordert werden muss.
• Bei selbstständig Tätigen fehlt teils der aktuelle Steuerbescheid, wenn er zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht vorliegt.
• Unterschriften beider Elternteile fehlen, wenn beide Elterngeld beziehen möchten, aber nur eine Person das Formular ausfüllt.
• Nachweise zu Nebeneinkünften oder Teilzeitarbeit während des Elterngeldbezugs werden erst nachträglich verlangt, wenn sie zu Beginn nicht mit angegeben wurden.

Original oder Kopie: Was in der Regel genügt

Die Geburtsurkunde wird üblicherweise im Original verlangt, während Ausweisdokumente, Gehaltsabrechnungen und Bescheinigungen in der Regel als Kopie ausreichen. Da die Elterngeldstellen von den Bundesländern organisiert werden und ihre Vorgaben im Detail unterschiedlich handhaben können, lohnt sich bei Unsicherheit ein kurzer Blick auf die Hinweise der jeweils zuständigen Stelle, bevor Unterlagen postalisch verschickt werden.

Welche Dokumente je nach Fall zusätzlich erforderlich sein können

Neben den Kerndokumenten verlangen Elterngeldstellen in bestimmten Konstellationen weitere Nachweise. Bei Mehrlingsgeburten etwa sind Geburtsurkunden für jedes Kind einzureichen, bei getrennt lebenden Eltern kann ein Nachweis über das überwiegende Betreuungsverhältnis nötig werden, und wer während des Elterngeldbezugs in Teilzeit arbeitet oder ElterngeldPlus beziehungsweise den Partnerschaftsbonus beantragt, muss zusätzlich eine Bescheinigung der Arbeitszeit oder eine Einkommensprognose vorlegen. Bei einem Wohnsitzwechsel während der Schwangerschaft oder bei Einkünften aus dem Ausland können weitere Einzelfallprüfungen erforderlich sein.

So bereiten Sie die Unterlagen sinnvoll vor

Sinnvoll ist es, bereits während der Schwangerschaft eine Mappe mit den planbaren Unterlagen anzulegen: Ausweiskopien, die letzten Gehaltsabrechnungen sowie – bei Selbstständigkeit – den aktuellsten Steuerbescheid. Nach der Geburt fehlen dann nur noch die Geburtsurkunde und die Bescheinigungen zum Mutterschaftsgeld, die ohnehin erst nach der Geburt ausgestellt werden können. In vielen Bundesländern lässt sich der Antrag über das Portal ElterngeldDigital online stellen; einige benötigte Nachweise können dabei direkt hochgeladen statt postalisch verschickt werden, was die Bearbeitung beschleunigen kann. Wie unterschiedlich digitale Verwaltungsangebote zwischen Behörden in Deutschland bislang ausgebaut sind, zeigt sich exemplarisch am langsamen Fortschritt der digitalen Verwaltung in anderen Bereichen.

Checkliste vor dem Elterngeldantrag

Wann sich zusätzliche Beratung lohnt

Bei unklaren Einkommensverhältnissen, etwa durch Selbstständigkeit, Mischeinkünfte oder einen Arbeitgeberwechsel kurz vor der Geburt, lohnt sich eine direkte Rückfrage bei der zuständigen Elterngeldstelle, bevor der Antrag eingereicht wird. Auch Verbraucherzentralen bieten Beratung zum Elterngeld an, etwa wenn die geplante Aufteilung von Basiselterngeld, ElterngeldPlus und Partnerschaftsbonus zwischen beiden Elternteilen unklar ist. Diese individuelle Planung kann dieser Beitrag nicht ersetzen, da sie stark vom Einzelfall abhängt.